就職活動や転職活動を行う際に準備が必要な書類、履歴書。少し前までは手書きが主流でしたが、最近はパソコンで作成する方も増えてきています。手書きでは、途中でミスをしてしまったり、書くだけで時間がかかったりする人も多かったのではないでしょうか。今回は、履歴書はそもそも何のために必要なのか。履歴書を書くときの準備やマナー、志望動機や趣味・特技欄でおさえておきたい書き方のポイントなどをご紹介していきます。

そもそも履歴書って何のために必要なの？

まずは履歴書がなぜ、就職活動や転職活動の際に必要なのかをご説明いたします。基本的に企業が採用を行う際、たくさんの応募の中から書類審査にて入社資格を確認します。その際に必要なのが履歴書です。そして、転職活動では職務経歴書も必要になる場合が多いです。履歴書には、応募してきた人の住所や生年月日などの基本的な情報、学歴・経歴、資格や趣味・特技、志望動機や自己PRが書かれています。

面接を行う前に、企業側は履歴書に記載してある基本情報を見て、面接で話を聞いてみたい人かどうか、書類審査を行うのです。手書きの場合は丁寧さや熱意などを見られることもありますし、パソコンで作成した場合は文字の大きさや分量などの読みやすさを見られることもあります。

また、労働基準法第107条により、企業は雇い入れている従業員の「労働者名簿」を作成しなければならないという義務があります。履歴書があれば、雇用が決まったあと、履歴書を元に「労働者名簿」を作成することができるのです。しかし、採用試験で履歴書を提出することは義務ではないので、最近では企業オリジナルのフォーマットのエントリーシートなどを使用し、履歴書不要の企業もあるようです。

手書きとパソコン、どちらがいいの？

先ほども少しお伝えしましたが、以前は手書きが主流であった履歴書も、近年ではパソコンで作成する人が多くなってきています。現在も手書き必須や手書きであることを評価する企業もあると思いますが、実際にはどちらもメリットとデメリットがあります。

手書きの場合は、文字の丁寧さや正確さ、文字そのものから表れる人柄を見て評価に反映される場合があります。しかし、読みにくい箇所があったり、フォーマットが決まっているものが多かったりするなど、場合によってはマイナスになってしまう可能性もあります。

パソコンで作成する場合は、パソコンのスキルや、書類作成能力をアピールできること、文字の大きさや欄のスペースの調整して読みやすく整えることができるというプラスの面があります。しかし、手書きの文字から表れる人柄が伝わりにくかったり、たくさんの書類に埋もれて個性が見え難くなってしまったりする可能性があります。

どちらにせよ、大切なのは何が書かれているかという内容の部分です。エントリーする業種や職種にもよりますが、どちらが自分の魅力や能力を発揮できるかを考え、手書きとパソコン作成を使い分けるのも一つの手ではないでしょうか。

履歴書を書きはじめる前にしておきたいこと

何度か転職を経験していて、履歴書を書いたことがある方はわかるかと思いますが、履歴書は書き始める前に自分の情報をまとめるための時間が必要です。主に、学歴や職歴に関するところや、志望動機や自己PRの欄は時間がかかります。履歴書を書き始める前に、あらかじめご自身の経歴（所属していた年月や勤めていた会社の正式名称など）や、各項目の伝え方などをまとめておくことをおすすめします。特に手書きの場合は、考えながら書いていくと文字の大きさなどが均一にならない場合があるので、書き始める前にまとめ、整えておきましょう。

また、転職の場合は職務経歴書も履歴書と一緒に提出するパターンが多いです。その場合、仕事に対する熱意や、その会社で働きたい強い意志、アピールしたい経験などは、職務経歴書に書き込むことをおすすめします。履歴書は、自分自身の経歴や情報を正確に書いておくことが大切です。

学歴・職歴欄のポイント

履歴書でまず見られるポイントとして、学歴と職歴の欄があります。どのような学校で学んで、どのような会社で働いてきたかを見ます。年号は履歴書全体で統一し、入学・卒業、入社・退社は正式な年月を記入。学校名や会社名も略さず正式名称で書きます。なお、退職理由は基本的に「一身上の都合により」や「都合により」で問題ありませんが、倒産などの会社都合の場合は理由を添える形で記しておくといいでしょう。また、一度仕事を辞めて、海外留学や学校に通っていた場合や、その他さまざまな理由で空白の期間がある方も、備考欄などを活用して、そのことを正確に書いておくようにしましょう。

志望動機欄のポイント

履歴書を書く時に一番苦労するのは「志望動機」の欄ではないでしょうか。なぜなら、複数の会社に同時にエントリーする際、他の項目は基本的に大きく変わらないのですが、志望動機だけは、会社ごとに内容が変わるからです。そして企業側としても、履歴書に書かれた志望動機の内容は注目する欄だと思いますし、その内容次第で「ぜひ話を聞いてみたい！」と、面接へ進む可能性も高まります。

会社の特徴や事業内容に合わせて、自身の経歴や経験を交えながら、「なぜ働きたいのか」「その会社でどのようなことが生かせるのか」などを読みやすいようにまとめていくことが大切です。履歴書という書類上で意志や熱意を伝えやすい欄の一つなので、一社ごとにきちんと考えて書くようにしましょう。

自己PR欄のポイント

志望動機に並び、履歴書で想いや熱量を伝えやすい箇所が自己PR欄です。職務経歴書も一緒に提出する場合は、仕事で経験した内容のストーリーなどと共に、職務経歴書に書くのが効果的。そして、自己PR欄をまとめる際には、自己分析が必要です。自分の長所や、学生時代・社会人になってから積み重ねてきた経験はもちろんですが、イメージがしやすくなるような具体的なエピソードや実績を交えながら書くのがポイント。また、「こう動いたらこういう結果が出せた」など、自分の経験を客観視して捉えることも大切ですし、希望する会社でその自己PRをどのような形で生かすことができるのかまで書くと、採用担当者の目を引く可能性が高まるのではないでしょうか。

免許・資格・趣味・特技欄のポイント

資格や特殊な特技、希望する職種に繋がるような趣味がある人は、免許・資格・趣味・特技の欄もしっかりと埋めていくようにしましょう。また、現在は「資格取得のために勉強中」という方も、その意志や努力を評価してもらえる場合があるので、書ける内容がある方はその内容を補足しておきましょう。

また、直接仕事内容に関連させるのが難しいような、こだわりの趣味や特技がある方も、その特技の専門性や違う側面で人となりを伝えることができる場合もあるので、書いておくことをおすすめします。

送る時・渡す時まで気を抜かないようにしよう

就職活動や転職活動時の履歴書は、書類として作成するだけでなく、送付したり手渡ししたりする時のことまで気を抜かないようにしましょう。履歴書の内容だけ注目している企業もあれば、その送付方法や渡し方まで細かに見ている企業もある場合があります。せっかくしっかりまとめることができた履歴書でも、送付の際に失礼なことをしてしまうと、その印象がついて内容の良さが半減してしまう可能性があるので、マナーは心得ておきましょう。

また、「完璧に書き終えた！」と思ったあとでも、ミスが無いか、誤字脱字が無いか、文字や全体のバランスはおかしくないかなど、改めてしっかり見直すことが大切です。また、手書きで作成していて、最後の最後で間違えてしまった際も、修正テープを使用したり、誤魔化したりせずに、書き直すようにしましょう。

まとめ

今回は、履歴書の書き方を、特に注目すべき項目のポイントなどと共にご紹介いたしました。最近はパソコンで作成する方も増えてきている履歴書。手書きで作成した場合も、パソコンで作成した場合も、大切なのは履歴書に書かれている内容です。誤魔化さず、手を抜かず、一社一社心を込めて正確な情報を書いていくようにしましょう。はじめて就職活動を行う場合や、久し振りに転職活動を行うときにぜひ参考にしてみてください。