【はじめに】

突然ですが、皆さんは確定申告をする際に、取引先とのやりとりを全て紙媒体で保存していますか。
近年、「電子帳簿保存法」の改正により、領収書や契約書の保存を電子上で行うことが義務付けられました。

今まで紙ベースでのやりとりを行なっていた中小企業の経理の方々や、自分で確定申告を行なっていた個人事業主の皆さまには関わりの深いニュースかもしれません。
今回は電子帳簿保存法の改正について、概要からより実務的なものまで、幅広く解説します。

これから個人事業主として独立される方、経理部にご所属されていらっしゃる方はぜひご参考にご覧ください。

【電子帳簿保存法とは？】

電子帳簿保存法を簡単にまとめれば、「取引に際して発生した書類を電子上で管理すること」を定めた法律です。

対象となるのは「領収書」「契約書」「請求書」「見積書」などの書類で、これらは保存形式も指定されています。

▶︎国税庁の特設サイトはこちら

今回の法改正の目的は経理のデジタル化、経理関係者や個人事業主の負担軽減をすることだけでなく、電子上の管理による検索の簡略化などもあります。
また、昨今話題になっているペーパーレス化への貢献も期待されており、事業者にとってはコスト削減のメリットがあるとも言われています。

【どのような保存形式が求められている？】

好まれる保存形式は「PDF」や「jpeg」などの拡張子とされていますが、これらは改ざんされた数値でないかを証明する必要があると言われています。

電子データの場合は、取引データの修正が行われるリスクがあるため、改ざん防止の措置を行い、データが正しいものである証明をする必要があります。
こちらについては後ほどご紹介をさせていただきます。

また、保存の形式については「検索への対応」も求められています。
これは閲覧を求められた際の素早いデータの抽出を目的としたものです。

ここでは検索の際に「日付」「取引先」「取引金額」のうちのどれかに該当するような保存方法が求められているため、ファイル名に３つの要件を記載するか、エクセルやドライブなどにまとめることで検索を容易にするという方法もあります。

【どのように保存すればいい？】

また、保存の方法についてもいくつかのパターンがあります。
紙媒体でのやりとりを行なっていた場合と、電子上でやりとりを行なっていた場合に分けてご紹介します。

《紙媒体でやりとりをしていた場合》

紙媒体から電子上に記録を変換する必要があります。
この場合でも、普段の経理業務の中で、会計ソフトなどへ転記をしていた場合はそのまま記録を保存していれば問題ございません。

しかし、紙を紙のままで保存をしている方については、スキャンで読み取って電子上に保存するか、ソフトに転記入力をすることが求められています。

《電子上でやりとりをしていた場合》

電子上で書類のやりとりをされている場合は、データをそのまま保存していれば問題ございません。
ただし、メールやチャットなどのテキストでやりとりをしている場合は、そのメッセージ記録を残すか、改ざん防止措置（後述）を行なった上でスクリーンショットなどを保存することが必要となります。

【改ざん防止の措置は？】

では、電子データを提出すればそれが取引の根拠として判断をされるかといえば、必ずしもそうではありません。
電子データを改ざんされた場合、正確な取引の記録とは異なる数値が報告される可能性があるためです。

つまり、「報告した電子データは○○（日付）に、××によって記録されたため、正確な数値です」という根拠を示すか、「私/弊社は、電子データの記録に当たって○○の手順を用いているため、報告したデータは正しいものです」と証明できる根拠をつけなければならないということです。

前者の場合、「タイムスタンプ」という手段が有効です。
タイムスタンプとは時刻情報と、その時刻からデータが存在していることを示す方法で、これを用いることで発行以後の修正がないことが証明されます。
タイムスタンプはデータの修正がないことの照明については有効な手段と言えますが、一方でコストと工数が課題とされています。

そこで、中小企業や個人事業主の場合はデータ記録の手順を示す（後者のパターン）ための「事務処理規定」を行うことで、改ざん防止措置をとることもできます。
これは電子データの記録に当たっての作業手順を示したもので、取引の方法別に作成手順を細かく示すことでデータが正しい数値になり得ることを説明することができます。

この改ざん防止措置については売上の規模や経理作業のフローにも大きく関わるものであるため、ご自身のご状況に合わせて対応を行うことをお勧めいたします。

▶︎国税庁の特設サイトはこちら

【さいごに】

今回は確定申告や税務に関する報告をする際に重要な項目となる、電子帳簿保存法についてご紹介をいたしました。
電子帳簿保存は、企業の経理部や個人事業主だけでなく、副業や複数の取引先からの所得がある方なども対象となります。

これから働き方の自由化が進む一方で、その報告の義務付けも厳しくなることが予想されます。
今後もこのような情報を積極的に発信して参りますので、ぜひ他の記事もご覧ください。
ここまで記事をご覧いただきましてありがとうございました。

＜新潟県で求人をお探しなら人材派遣のコーケンで！＞

株式会社コーケンでは県央地区及び中越地区を中心とした人材派遣事業を行っております。
勤務時間を選べることや入社後のサポートなど、幅広い支援で求職者の皆さんをサポートしてまいります。

▼株式会社コーケンの求人一覧はこちら！
https://job-koken.jp/
▼株式会社コーケンの「お役立ち情報」はこちら！
https://job-koken.jp/column/